緊急ではないが、重要なことに使う時間を増やす
こちらのリフィルはすべての活動を緊急度と重要度によって、第Ⅰから第Ⅳ領域に分類したモデルです。
色々調べると沢山の関係する表がありましたが、こちらは自分用に手帳にとじて見返しやすいようにまとめた表となっています。
毎日の活動を緊急度と重要度の観点から見直してみると、本当に重要な事以外の要件や出来事に多くの時間を割いているのがわかってきます。
◇緊急度も重要度も高い第Ⅰ領域 【必須】↓減らす
- やらないと大きな損失が生じる事
- 締め切りのある仕事、クレーム処理
- 大事な人との急な約束 など
◇緊急度は低いが重要度は高い第Ⅱ領域 【価値】↑増やす
- 豊かな人間関係作り
- 仕事や勉強の綿密な計画や準備
- 資格取得や自己啓発 など
◇緊急度は高いが重要度は低い第Ⅲ領域 【錯覚】↓減らす
- 重要でない電話対応
- 重要でないメールへの返信
- 無意味な接待や突然の来訪 など
◇緊急度も重要度も低い第Ⅳ領域 【無駄】↓減らす
- 待ち時間
- 時間のムダづかい、単なる暇つぶし
- テレビやネットを無意味に見続ける など
第Ⅱ領域を増やすことと、それ以外の領域を出来るだけ減らすようにすることを考え、行動することが、自分の成長にもつながりますし、毎日の生活をより充実させ、豊かにしていきます。
目標を決めてからスケジュールを作る
こちらはまず自分の役割を定義し、その定義した役割毎に目標を設定していきます。
自分の成長と定義したならば、自己研鑽のための活動を、夫・父親と定義したならば、家族で遊びに行くことや妻とコンサートに行く、子供の自転車修理など、自分の生活している中での自分自身の役割を明確化し、書き出して見つめなおすことで、当たり前と感じていた数々の役割に対して、明確に目標が持てましたし、感謝できるようになりました。
こちらの「時間管理のマトリックスリフィル」はダウンロードしてお使いいただけます。
まとめ
自分は各々に対して目標を設定したのち、一週間毎の予定を大まかに埋めていきました。
手帳に書き込む際、
第Ⅰ領域は赤
第Ⅱ領域は緑
第Ⅲ領域は青
第Ⅳ領域は黒
と、それぞれ色分けすることによって、すぐ目に飛び込んで来るようにしました。
必ずしも設定した目標が全て達成できるわけでは無いのですが、プライベートでも仕事でも、4つの領域と役割の定義を常に考えて実行しだしてから、忙しい中でも冷静にそれぞれの事柄に対して優先順位をつけて効率よく対処できるようになってきましたし、ストレスも減り、緊急でも重要でもない第Ⅳ領域の「無駄」に逃げ込むことが大変少なくなりました。
実際に試みてですが、役割を定義し、4つの領域、特に第Ⅱ領域を増やすよう意識して生活することは毎日を充実させ、豊かにしていける事だと実感しました。
参考にさせていただいた「まんがでわかる7つの習慣」ですが、非常に読みやすく、誰でも簡単に“7つの習慣”に触れられるような作りとなっていますので、
「7つの習慣を読んでみたいけど敷居が高そうだな」
と思っている方や、まだ7つの習慣を読んだことが無い方にも非常に試しやすい本だと思います。
一度読んでみて損はない本です。
※こちらは「まんがでわかる7つの習慣」の紹介ページです
本もリフィルも、宜しければぜひ試してみてください。
凄くオススメです。
自作した「時間管理のマトリックス」リフィルのご紹介でした。
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