色々と自分の価値観やミッションを学ぶ機会が増えて、より深く考えられるようになってきたこの頃、仕事面でもプライベート面でも、いつも時間に追われて生活していることに疑問を抱くようになりました。
「なぜこんなにいつも忙しい＋時間が無いと感じるんだろう？」
「忙しいのは何よりだ、と言われたりするけれど、この忙しさは本当に必要なのか？」
「やらなければいけない事が多すぎて全く自分の時間がとれていない…
これはしょうがない事なのか？」
このような事を考えて過ごしていました。
仕事に縛られるのは生計を立てる上でやむを得ないとして、その中でも、
- もっと効率良くできないか？
- 自分は無駄な動きばかりしていないか？
- 目先の細かいタスクまでも重要視して動いていないか？
と考え、時間に振り回されている毎日の「自分の時間の使い方」を書き出し、本気で見直してみることにしました。
忙しい毎日を変える手帳の使い方｜自作した【時間管理のマトリックス】リフィルに当てはめて考え、意識して管理し、行動する
毎日の活動を重要度と緊急度に分けられた領域から考えるように作成したリフィルがこちらです。
こちらは「まんがでわかる7つの習慣」の中の【時間管理のマトリックス】を参考に、リフィル化し、システム手帳に綴じて、いつでも見返せるように作成いたしました。
人間活動は4つの領域に分けられる
文章化した左のページと、図解化した右のページで構成しており、見開きでバッチリ確認できます。
リフィルとして手帳の中にしまい、日々予定を立てる時に見返し、4つの領域に当てはめて考えるようにしました。
以下引用を用いながら説明させていただきます。
「時間を管理する」ことが成長を妨げる
「最優先事項を優先する。」ありふれた指摘のようだが、実は多くの人がその意味を誤解している。それは「時間を管理する」という発想にとらわれてしまっているからだ。
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時間を管理しようとスケジュール表に隙間なく予定を入れ、そのスケジュールを重視するあまり、大事な作業でも「時間が来たら終了」となってしまい、重要な事柄がいい加減に済まされてしまったり、また、スケジュールの空白の時間を「何をしてもいい自由時間」と勘違いして、ダラダラと過ごすこともあるようです。
全ての予定を消化することでの「効率的な毎日を送ること」と「充実した生活を送る事」は決してイコールではないんですね。
「緊急ではないが重要なこと」が人生の栄養になる
行動の順序を考えるには、人間の活動を重要度・緊急度で分類した4領域で整理すればいい。緊急度は「すぐに対応を迫られているかどうか」、重要度は「人生の目的や価値観にとって重要かどうか」
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大半は第Ⅰ領域に時間を割かなければいけないが、忙しく疲れもたまるので長続きせず、さらには「疲れ」を言い訳に第Ⅳ領域に逃げ込み、ダラダラとテレビを見続けたり、ゲームをしたりと無駄に時間を浪費してしまうのです。
大変思い当たる節があります。
しかし、人生を充実させるためには第Ⅱ領域の活動を重視することが必要で、この領域には成長に役立つ活動や、将来第Ⅰ領域に入ってくる事柄への準備が入ります。
この第Ⅱ領域を増やすためには、第Ⅲ領域と第Ⅳ領域を中心に減らしていく事が大切です。
「これはどの領域に入るのか。第Ⅱ領域に入ることか？」
と常に考えるようにしています。
緊急性の高い第Ⅲ領域を減らすのは難しいですが、自分が中心に置いた原則を思い出すことで、誠実にノーと言えるようになります。
自分の役割を考えれば第Ⅱ領域が見えてくる
システム手帳や予定アプリなど、時間でスケジュールを管理するツールは世の中にたくさんある。だが、こうしたツールのほとんどが行動の順序をマネジメントするためには役立たない。
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第Ⅱ領域に入る事項を実行するためには、まず、自分の役割を書き出してからスケジュール表を埋めていくとよいです。
生活していく中で皆それぞれ、色々な役割があります。
自己管理はもちろん、父親として、母として、子供として、職業人としてなど、各役割ごとに2~3個目標を設定し、その目標は後回しになりがちな第Ⅱ領域に入るものを極力選ぶことが大切です。
豊かな人間関係づくり、仕事や勉強の綿密な計画、健康維持、自分の将来へ向けての備えなどがこれに当たります。
予定をこなすことが目的ではない
右のスケジュール表は、1週間の始まりの朝に、必ず確認する。優先事項を優先した生活の意識を高めるためだ。当然スケジュール表通りに行かないことも起こる。長引く会議につきあうべきか、習い事を休むべきかなどの判断が必要になる。時間管理にこだわる人だと予定重視になってしまうが、1週間の目標が明確であればそうはならない。
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時間ではなく大切なことを優先してマネジメントし、自分の役割と目標をしっかりと思い出すことで、自信を持って「いま何を優先するべきか」を選択できるようになります。
急ぎの用事から対応する人生は常に時間に振り回されて終わってしまいますが、優先順位に基づいて計画・実行する力を育成すれば、自分の人生を生きることができます。
緊急ではないが、重要なことに使う時間を増やす
こちらのリフィルはすべての活動を緊急度と重要度によって、第Ⅰから第Ⅳ領域に分類したモデルです。
色々調べると沢山の関係する表がありましたが、こちらは自分用に手帳にとじて見返しやすいようにまとめた表となっています。
毎日の活動を緊急度と重要度の観点から見直してみると、本当に重要な事以外の要件や出来事に多くの時間を割いているのがわかってきます。
◇緊急度も重要度も高い第Ⅰ領域 【必須】↓減らす
- やらないと大きな損失が生じる事
- 締め切りのある仕事、クレーム処理
- 大事な人との急な約束 など
◇緊急度は低いが重要度は高い第Ⅱ領域 【価値】↑増やす
- 豊かな人間関係作り
- 仕事や勉強の綿密な計画や準備
- 資格取得や自己啓発 など
◇緊急度は高いが重要度は低い第Ⅲ領域 【錯覚】↓減らす
- 重要でない電話対応
- 重要でないメールへの返信
- 無意味な接待や突然の来訪 など
◇緊急度も重要度も低い第Ⅳ領域 【無駄】↓減らす
- 待ち時間
- 時間のムダづかい、単なる暇つぶし
- テレビやネットを無意味に見続ける など
第Ⅱ領域を増やすことと、それ以外の領域を出来るだけ減らすようにすることを考え、行動することが、自分の成長にもつながりますし、毎日の生活をより充実させ、豊かにしていきます。
目標を決めてからスケジュールを作る
こちらはまず自分の役割を定義し、その定義した役割毎に目標を設定していきます。
自分の成長と定義したならば、自己研鑽のための活動を、夫・父親と定義したならば、家族で遊びに行くことや妻とコンサートに行く、子供の自転車修理など、自分の生活している中での自分自身の役割を明確化し、書き出して見つめなおすことで、当たり前と感じていた数々の役割に対して、明確に目標が持てましたし、感謝できるようになりました。
こちらの「時間管理のマトリックスリフィル」はダウンロードしてお使いいただけます。
まとめ
自分は各々に対して目標を設定したのち、一週間毎の予定を大まかに埋めていきました。
手帳に書き込む際、
第Ⅰ領域は赤
第Ⅱ領域は緑
第Ⅲ領域は青
第Ⅳ領域は黒
と、それぞれ色分けすることによって、すぐ目に飛び込んで来るようにしました。
必ずしも設定した目標が全て達成できるわけでは無いのですが、プライベートでも仕事でも、4つの領域と役割の定義を常に考えて実行しだしてから、忙しい中でも冷静にそれぞれの事柄に対して優先順位をつけて効率よく対処できるようになってきましたし、ストレスも減り、緊急でも重要でもない第Ⅳ領域の「無駄」に逃げ込むことが大変少なくなりました。
実際に試みてですが、役割を定義し、4つの領域、特に第Ⅱ領域を増やすよう意識して生活することは毎日を充実させ、豊かにしていける事だと実感しました。
参考にさせていただいた「まんがでわかる7つの習慣」ですが、非常に読みやすく、誰でも簡単に“7つの習慣”に触れられるような作りとなっていますので、
「7つの習慣を読んでみたいけど敷居が高そうだな」
と思っている方や、まだ7つの習慣を読んだことが無い方にも非常に試しやすい本だと思います。
一度読んでみて損はない本です。
※こちらは「まんがでわかる7つの習慣」の紹介ページです
本もリフィルも、宜しければぜひ試してみてください。
凄くオススメです。
自作した「時間管理のマトリックス」リフィルのご紹介でした。
