【時間管理のマトリックス】リフィルの使い方｜手帳で忙しい毎日を変える

色々と自分の価値観やミッションを学ぶ機会が増えて、より深く考えられるようになってきたこの頃、仕事面でもプライベート面でも、いつも時間に追われて生活していることに疑問を抱くようになりました。

「なぜこんなにいつも忙しい＋時間が無いと感じるんだろう？」
「忙しいのは何よりだ、と言われたりするけれど、この忙しさは本当に必要なのか？」
「やらなければいけない事が多すぎて全く自分の時間がとれていない…
これはしょうがない事なのか？」

このような事を考えて過ごしていました。

仕事に縛られるのは生計を立てる上でやむを得ないとして、その中でも、

• もっと効率良くできないか？
• 自分は無駄な動きばかりしていないか？
• 目先の細かいタスクまでも重要視して動いていないか？

と考え、時間に振り回されている毎日の「自分の時間の使い方」を書き出し、本気で見直してみることにしました。

※こちらの投稿記事は2ページで構成されております

忙しい毎日を変える手帳の使い方｜自作した【時間管理のマトリックス】リフィルに当てはめて考え、意識して管理し、行動する

毎日の活動を重要度と緊急度に分けられた領域から考えるように作成したリフィルがこちらです。

こちらは「まんがでわかる7つの習慣」の中の【時間管理のマトリックス】を参考に、リフィル化し、システム手帳に綴じて、いつでも見返せるように作成いたしました。

人間活動は4つの領域に分けられる

文章化した左のページと、図解化した右のページで構成しており、見開きでバッチリ確認できます。

リフィルとして手帳の中にしまい、日々予定を立てる時に見返し、4つの領域に当てはめて考えるようにしました。

以下引用を用いながら説明させていただきます。

「時間を管理する」ことが成長を妨げる

「最優先事項を優先する。」ありふれた指摘のようだが、実は多くの人がその意味を誤解している。それは「時間を管理する」という発想にとらわれてしまっているからだ。

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時間を管理しようとスケジュール表に隙間なく予定を入れ、そのスケジュールを重視するあまり、大事な作業でも「時間が来たら終了」となってしまい、重要な事柄がいい加減に済まされてしまったり、また、スケジュールの空白の時間を「何をしてもいい自由時間」と勘違いして、ダラダラと過ごすこともあるようです。

全ての予定を消化することでの「効率的な毎日を送ること」と「充実した生活を送る事」は決してイコールではないんですね。

「緊急ではないが重要なこと」が人生の栄養になる

行動の順序を考えるには、人間の活動を重要度・緊急度で分類した4領域で整理すればいい。緊急度は「すぐに対応を迫られているかどうか」、重要度は「人生の目的や価値観にとって重要かどうか」

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大半は第Ⅰ領域に時間を割かなければいけないが、忙しく疲れもたまるので長続きせず、さらには「疲れ」を言い訳に第Ⅳ領域に逃げ込み、ダラダラとテレビを見続けたり、ゲームをしたりと無駄に時間を浪費してしまうのです。

大変思い当たる節があります。

しかし、人生を充実させるためには第Ⅱ領域の活動を重視することが必要で、この領域には成長に役立つ活動や、将来第Ⅰ領域に入ってくる事柄への準備が入ります。
この第Ⅱ領域を増やすためには、第Ⅲ領域と第Ⅳ領域を中心に減らしていく事が大切です。

「これはどの領域に入るのか。第Ⅱ領域に入ることか？」
と常に考えるようにしています。

緊急性の高い第Ⅲ領域を減らすのは難しいですが、自分が中心に置いた原則を思い出すことで、誠実にノーと言えるようになります。

自分の役割を考えれば第Ⅱ領域が見えてくる

システム手帳や予定アプリなど、時間でスケジュールを管理するツールは世の中にたくさんある。だが、こうしたツールのほとんどが行動の順序をマネジメントするためには役立たない。

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第Ⅱ領域に入る事項を実行するためには、まず、自分の役割を書き出してからスケジュール表を埋めていくとよいです。
生活していく中で皆それぞれ、色々な役割があります。

自己管理はもちろん、父親として、母として、子供として、職業人としてなど、各役割ごとに2~3個目標を設定し、その目標は後回しになりがちな第Ⅱ領域に入るものを極力選ぶことが大切です。

豊かな人間関係づくり、仕事や勉強の綿密な計画、健康維持、自分の将来へ向けての備えなどがこれに当たります。

予定をこなすことが目的ではない

右のスケジュール表は、1週間の始まりの朝に、必ず確認する。優先事項を優先した生活の意識を高めるためだ。当然スケジュール表通りに行かないことも起こる。長引く会議につきあうべきか、習い事を休むべきかなどの判断が必要になる。時間管理にこだわる人だと予定重視になってしまうが、1週間の目標が明確であればそうはならない。

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時間ではなく大切なことを優先してマネジメントし、自分の役割と目標をしっかりと思い出すことで、自信を持って「いま何を優先するべきか」を選択できるようになります。

急ぎの用事から対応する人生は常に時間に振り回されて終わってしまいますが、優先順位に基づいて計画・実行する力を育成すれば、自分の人生を生きることができます。

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